Итак, все необходимые настройки в программе произведены, и можно приступать к вводу информации о выпускниках.

Вкладка: Первая страница приложения.

Для добавления в список нового выпускника в нижней части главного окна нажмите кнопку  Добавить выпускника... В открывшемся окне поля, распложенные в нижней части, можно заполнить сразу. А вот поля в верхней части окна, такие как  К диплому №, Регистрационный номер, Дата решения комиссии  и  Дата выдачи можно будет заполнить только после защиты дипломов, когда все данные будут известны.

Поле Дата рождения. Дата рождения может быть введена в поле с клавиатуры, либо выбором из календаря. Для этого необходимо нажать на кнопку  у правого края поля Дата рождения. Сначала с помощью двойных стрелочек выберите год рождения,  затем с помощью одинарных стрелочек - месяц и укажите день. Выбранные значения автоматически будут подставлены в поле.

Поле Предыдущий документ об образовании. В это поле вводится название, номер и год выдачи  документа, на основании которого студент был принят в учебное заведение.

Поля: Поступил(а) в:,  Завершил(а) обучение в:. должны содержать год поступления, окончания соответственно и полное название учебного заведения. Например, Поступил(а) в: 1996 году  в Уральский университет экономики и права. Завершил(а) обучение в: 2001 году в Уральском университете экономики и права.

Поля Квалификация, Специальность, Специализация, Группа, Филиал.  Данные в эти поля вводятся из выпадающего списка, источником данных для которого  являются  соответствующие полям справочники. Если в списке не окажется нужной информации или данные будут некорректными, то изменения и добавления можно внести в справочник здесь же, нажав  у правого края поля  кнопку . Может понадобиться какое-то из этих полей оставить пустым. Для этого создайте в справочнике пустую строку и из списка в поле выберите именно ее.

Поле Защита выпускной работы. В это поле вводится название дипломной работы в кавычках и, через запятую, оценка.

Вкладка: Курсовые и практика

Эта вкладка предназначена для ввода названий курсовых и практических работ, выполненных студентом за все время обучения, и оценок по ним.

Для добавления названий работ необходимо нажать на кнопку Добавить. В появившемся окошке введите название работы и оценку через запятую. Нумеровать работы вручную нет необходимости. Для этого предназначена кнопка Перенумеровать.  Ее следует нажать, когда будут введены все работы. Также перенумерация может понадобиться при редактировании списка работ.

Редактирование и удаление строки списка работ производится соответственно с помощью кнопок Редактировать и Удалить. Для применения этих операций следует выделить нужную строку нажатием кнопки мыши и нажать соответствующую кнопку.

Внимание!  Кнопки не выполнял(а) и не проходил(а) предназначены для заполнения академической справки. Нажатие на кнопку вставляет соответствующую фразу автоматически.

Вкладка: Примечания.

Здесь Вы можете вводить любую информацию по своему усмотрению. Данные, содержащиеся на этой вкладке,  при печати документов не используются.

Вкладка: Итоговые экзамены.

Эта вкладка предназначена для ввода итоговых экзаменов и оценок по ним.
Для добавления экзамена в список необходимо нажать на кнопку Добавить. В появившемся окошке выберите наименование экзамена и оценку из соответствующих списков. Если нужный экзамен отсутствует в списке, нажмите на кнопку  - это вызов справочника дисциплин. Здесь вы должны проверить значение в Поле Признак для выбранной дисциплины. Оно должно иметь значение  «гос.

Нумеровать экзамены вручную нет необходимости. Для этого предназначена кнопка Перенумеровать.  Ее следует нажать, когда будут введены все итоговые экзамены. Также перенумерация может понадобиться при редактировании и пополнении  списка экзаменов.

Редактирование и удаление строки списка экзаменов производится соответственно с помощью кнопок Редактировать... и Удалить... Для применения этих операций следует выделить нужную строку нажатием кнопки мыши и использовать соответствующую кнопку.

Внимание!  Кнопка не сдавал(а) предназначена для заполнения академической справки. Нажатие на кнопку вставляет соответствующую фразу автоматически.

Вкладка: Академическая справка.

ПО «Диплом» также может использоваться для заполнения академической справки. Все необходимые данные вводятся таким же образом, как и для выписки к диплому. За исключением может быть таких сведений как курсовые и практические работы и итоговые государственные экзамены. Эти случаи описаны в разделе Ввод нового выпускника.  А на данной вкладке вводится номер и дата приказа об отчислении студента. Эта информация отображается в академической справке в конце списка дисциплин, изученных студентом за время обучения, но перед словами «Конец документа».

Редактирование списка

Редактирование уже имеющегося списка выпускников осуществляется выделением нужной строки и нажатием кнопки Редактировать. Далее все действия аналогичны тем, что описаны в разделе Ввод нового выпускника.

Сортировка и поиск

Отсортировать список выпускников по возрастанию можно по номеру диплома, по регистрационному номеру, по дате регистрации и по Фамилии выпускников. Для этого необходимо один раз щелкнуть мышью на заголовке соответствующего поля главного окна. В заголовке поля, по которому производилась сортировка, появляется треугольничек.

Поиск по Фамилии выпускника осуществляется по первым введенным буквам при на жатой кнопке Поиск.

Выборка группы записей

В вашей работе может оказаться необходимым  выделить группу выпускников из полного списка. Это можно сделать, задав соответствующие условия для выбора  в окне Условия фильтра, которое открывается при нажатии кнопки Фильтр. Параметрами для задания фильтра могут быть: диапазон дат выдачи диплома,  филиал учебного заведения, специальность или учебная группа. Эти параметры могут быть заданы как все одновременно в одном условии, так и  в любом нужном сочетании.

Оценки. Ввод и редактирование

Оформлять список дисциплин с оценками можно двумя способами. Первый и наиболее предпочтительный - создание списка с помощью шаблонов. Перед вводом списка дисциплин с оценками для каждого выпускника  необходимо создать соответствующие шаблоны дисциплин для всех специальностей в   Справочнике шаблонов предметов.

Внимание! Прежде чем оформлять выписку каждому студенту, необходимо иметь максимально достоверную информацию о количестве часов по дисциплинам.

1. Выделите нужного выпускника и перейдите на вкладку  Оценки.
2. Нажмите на кнопку Шаблон...
3. Выберите из списка нужный шаблон предметов для данного выпускника.
4. Нажмите на кнопку Нумеровать.
5. Проставьте оценки по всем дисциплинам, выбирая нужную из списка в поле Оценка.

Второй способ - создавать выписку вручную.

1. Для добавления новой записи необходимо нажимать кнопку Добавить...
   В новой строке в поле Наименование дисциплин один раз щелкните мышью, чтобы появилась возможность выбрать из списка наименование дисциплины. Для выбора дисциплины нажмите кнопку со стрелкой вниз у правого края поля. Затем заполните поля Кол-во часов, Аудиторные и Оценка.
2. Аналогично происходит и редактирование записи.
3. Чтобы вставить новую запись между двумя другими, необходимо щелчком мыши выделить запись, перед которой нужно вставить новую запись, и нажать клавишу Insert на клавиатуре.
4. После внесения изменений в список дисциплин, нажмите кнопку Сохранить...
5. Для отмены всех изменений нажмите кнопку Отменить...
6. Для удаления одной или всех записей выписки нажмите кнопку  Удалить...

Что делать, если выписки уже оформлены, и потребовалось внести изменения?

• Если понадобилось внести изменения в наименование дисциплины, то это Вы можете сделать в Справочнике дисциплин. При этом изменения будут АВТОМАТИЧЕСКИ внесены во все оформленные выписки, где присутствует эта дисциплина. 
• Если требуется изменить  количество часов по дисциплине, то сделать это нужно в   Справочнике шаблонов предметов. Но при этом автоматического изменения во всех  оформленных выписках НЕ ПРОИЗОЙДЕТ.