Чтобы соблюсти логическую цепочку в работе с ПО «Диплом», мы рекомендуем начать работу с введения справочной информации. При изменении данных в процессе работы корректировка  в справочниках возможна в любой момент времени.

Установка параметров

В рамках одного выпуска студентов для каждого выпускника такие  поля как: «Поступил(а) в», «Завершил(а) обучение», «Предыдущий документ об образовании», «Нормативный период обучения» заполняются совершенно одинаковыми данными. Чтобы упростить эту задачу, в программе предусмотрен пункт меню Сервис->Параметры... Выберите этот пункт, и один раз в начале работы с БД в окне Параметры  заполните поля на вкладках Учебное заведение, Практика и Папки.

Вкладка Папки содержит путь к файлам отчетов. Стандартно при установке ПО «Диплом» этот путь задается так: С:\Program Files\KVT Soft\Diplom\Docs.

Справочник дисциплин

Этот справочник необходим как источник информации о наименованиях  всех дисциплин, изучаемых студентами в конкретном учебном заведении.  Наименования дисциплин вносятся в соответствии с учебными планами конкретного учебного заведения. В справочнике наименования дисциплин автоматически выстраиваются в алфавитном порядке. Доступ к справочнику осуществляется с помощью меню Сервис -> Справочники -> Наименования дисциплин... . 

Работа по заполнению справочника осуществляется в окне «Наименование учебных дисциплин по группам». Окно делится на две части: в левой части пользователю представляется возможность создать группы учебных дисциплин, в правой - непосредственно ввести дисциплины и признак. Поле Признак может иметь два значения: «обычный», т.е. данная дисциплина отображается в приложении к диплому в общем списке дисциплин и « гос.» - означает, что дисциплина отображается на титульном листе приложения в разделе «Итоговые государственные экзамены».

Вернемся в левую часть окна. Для чего нужны группы дисциплин?. Например, группы могут объединять в себе дисциплины: естественно-научные, гуманитарные, экономические, юридические и т.п.  В соответствии с  открытой группой в правой части окна вводятся новые либо отображаются ранее введенные дисциплины. 

Для создания новой группы воспользуйтесь кнопками  на панели инструментов в нижней левой части окна:

 - создание новой группы;

 - создание нового вложенного элемента группы;

 - редактирование элемента (изменение названия);

 - удаление элемента.

Для добавления и удаления новых дисциплин воспользуйтесь кнопками навигатора.

Справочник шаблонов предметов

Пожалуй, справочник шаблонов предметов представляет наибольший интерес из всех имеющихся в программе. В нем пользователь получает возможность формировать  шаблоны, т.е. последовательности дисциплин, принадлежащих, например, к одной специальности. 

Доступ к справочнику осуществляется с помощью меню Сервис -> Справочники -> Шаблоны предметов...

Работа по заполнению справочника осуществляется в окне «Шаблоны предметов». Окно делится на две части: в левой части пользователю предоставляется возможность создать группы специальностей, а в правой - непосредственно ввести названия дисциплин, общее количество часов по дисциплине, количество аудиторных часов и оценку.

Итак, в левой части окна создайте группу, например, «Экономисты». Для создания новой группы воспользуйтесь кнопками  на панели инструментов в нижней левой части окна.

В правой части окна введите все дисциплины, относящиеся к этой специальности. Пользуйтесь кнопками навигатора на панели инструментов в нижней правой части окна:

 - для добавления в шаблон новой дисциплины;

 - для удаления из шаблона дисциплины;

 - сохранение исправлений в шаблоне;

 - отмена исправлений в шаблоне;

 - кнопки для перемещения по списку дисциплин;

 - перечитать записи в шаблоне.

В поле Название дисциплины нужный предмет выбирается из выпадающего списка. Этот список есть ни что иное, как Справочник дисциплин. Для ускорения поиска нужной дисциплины в списке начните набирать ее название на клавиатуре при включенной русской раскладке. (Эта возможность доступна под управлением ОС Windows 98 и выше. Если на компьютере установлена OC Windows 95, то необходимо, чтобы дополнительно был установлен Internet Explorer  4.0  и выше.)

В поля Часы  и Аудиторные введите числовое значение и нажмите Enter.

В поле Оценка нужная оценка также выбирается из выпадающего списка. (На этапе формирования шаблонов было бы разумно заполнить поле Оценка для тех дисциплин, по которым  в качестве отчетности предусмотрен «Зачет»).

Редактирование ранее созданного шаблона может состоять в добавлении или удалении новой дисциплины.

Подробнее следует описать алгоритм вставки новой дисциплины в шаблон между двумя записями:

1.       Нажмите кнопку «+» для добавления новой записи.

2.       Выберите из выпадающего списка нужную дисциплину.

3.       В поле № введите порядковый номер дисциплины на единицу меньше желаемого.

4.       Нажмите на  кнопку   для обновления нумерации дисциплин в шаблоне.

Создание шаблонов ускоряет и упрощает процесс оформления выписок для каждого выпускника.

Работа с другими справочниками

Для полноценной работы в ПО «Диплом» необходим еще ряд  справочников.
Доступ к ним осуществляется с помощью меню Сервис -> Справочники ->... Все справочники, о которых рассказывается ниже, организованы одинаково.

Справочник «Виды квалификаций».

В данный справочник должны быть введены  все квалификации, присваиваемые выпускникам в конкретном учебном заведении. В поле Квалификация кратко  вводится краткое название квалификации, например, «Экономист» (без кавычек). Информация, введенная  в поле Квалификация для отчета, отображается на титульном листе приложения к диплому. Например, «квалификация ЭКОНОМИСТ по специальности "Экономика и управление на предприятии". Форма фразы приведена в соответствии с требованиями «Инструкции о порядке выдачи государственных документов о высшем профессиональном образовании, изготовлении, заполнении и хранении соответствующих бланков документов».

Справочник «Виды специализаций»

В этот справочник вводятся названия специализаций. Например, «в области экономики и управления на предприятии». Информация из этого справочника отображается на титульном листе приложения к диплому в разделе «Специализация».

Справочник «Виды специальностей»

Этот справочник содержит названия специальностей. Например, «юриспруденция», «экономика и управление на предприятии». Информация из этого справочника отображается на титульном листе приложения к диплому в разделе «Специальность».

Справочник «Филиалы»

Если учебное заведение имеет филиалы, то их названия должны быть введены в данный справочник.

Указание филиала, в котором обучался студент, в дальнейшем даст возможность сортировать список студентов по филиалам.

Справочник «Группы»

В этот справочник вводятся сокращенные названия студенческих групп, используемые в учебном процессе для идентификации по специальности. Например, «ЭП-501», «Ю-501».