Создание новой базы данных

Программа дает Вам возможность работать с неограниченным количеством баз данных. Это удобно в том случае, если Вы хотите разделить выпускников по какому(им)-либо критерию(ям). Например, Вы ведете базу данных по выпускникам с 1999 года. Для удобства работы с выпускниками разных лет удобно разделить базы данных по годам. Т.е. Выпускники 1999 году будут содержаться в одной, а для ввода информации о выпускниках 2000 года лучше организовать другую базу данных. Таким образом, можно разделить выпускников и по другим критериям.

Теперь остановимся подробно на том, как организовать (точнее сказать - создать) новую базу данных. Для начала выберите меню Файл->Создать... На экране появится окно Создание базы данных.

В этом окне Вам необходимо выбрать Шаблон, из которого будет создаваться новая база данных (подробнее о шаблонах см. ниже), ввести название, которое будет отображаться в меню и заголовке окна, путь к папке на жестком диске Вашего компьютера, где будут расположены файлы базы данных.

Впрочем, Вы уже на данном этапе можете нажать на кнопку ОК и через несколько секунд, будет создана база данных.

Однако, обращаем Ваше внимание на два переключателя внизу окна диалога. Первый флажок «Добавлять название в меню» определяет нужно ли вносить ссылку на новую базу в  меню Файл->Открыть. Второй флажок «Открывать базу данных после создания», как Вы уже понимаете, определяет,  нужно ли сразу же после создания начать работу с новой базой данных.

Ну, вот, в общем-то, и все, что я хотел Вам рассказать о создании баз данных в ПО «Диплом».

Переключение между различными БД

Этот раздел будет Вам полезен, при использовании нескольких баз данных на одном компьютере. Если Вы создавали новые базы данных с установленным флагом «Добавлять название в меню», то Вы можете сейчас просмотреть какие базы данных ПО «Диплом» подключены к Вашей копии программы. Для этого выберите пункт меню Файл->Открыть. Вашему вниманию предстанет меню, в котором первым пунктом будет пункт Выбрать..., а ниже будет список всех доступных баз данных ПО «Диплом». Для того чтобы переключиться на любую из имеющихся в списке баз данных нужно выбрать пункт с именем этой базы.

Если Вы хотите открыть базу данных ПО «Диплом», существующую на жестком диске Вашего компьютера или на сетевом диске, но отсутствующую в меню, Вам необходимо с помощью пункта Выбрать... указать папку на жестком диске, в котором содержится база данных.

Настройка меню открытия БД

Для открытия БД, созданных другими пользователями, к Вашей копии ПО «Диплом» Вы можете использовать пункт меню Файл->Открыть->Выбрать..., но значительно удобнее один раз добавить БД в меню Файл->Открыть и переключаться на них не вспоминая физического расположения на диске. Для этого Вам нужно выбрать пункт меню Сервис->Настройка меню->Базы данных...

Вашему вниманию предстанет окно Редактор меню баз данных. Для создания нового пункта меню открытия БД - нажмите кнопку Добавить.... Для удаления ссылки на БД нажмите кнопку Удалить.

После того, как Вы нажмете кнопку ОК, изменения сразу же отразятся в меню. Если же Вы нажмете кнопку Отмена, изменения не будут приняты.

Резервное копирование БД

Когда-то, на заре моей карьеры, я прочитал книгу Питера Нортона «Работа с жестким диском». Там почти на каждой странице было написано: «Господа, делайте резервные копии».

Именно это и я хочу сказать Вам. Чем чаще Вы будете делать резервную копию базы данных программы, тем меньше времени Вы затратите на восстановление результатов своей работы в случае возникновения каких-либо нештатных ситуаций.

Надеюсь, Вы прониклись мыслью о необходимости резервного копирования, я расскажу Вам, как это сделать. Для выполнения операции резервного копирования выберите в меню Файл->В архив... На экране появится диалоговое окно «Создание архива базы данных». В поле ввода «База данных» автоматически будет установлен путь к базе данных, которая открыта в данный момент, а в поле «Архив», путь к папке, где будет создан архив и имя файла архива. Нажмите кнопку ОК и будет создан архив текущего состояния активной базы данных.

Для восстановления архива выберите пункт меню Файл -> Из архива... Далее все аналогично.

ВНИМАНИЕ!!! При этой операции архив будет восстановлен в папку с тем же именем, что и активная база данных. Это приведет к перезаписи имеющихся в папке файлов.

Подготовка собственных шаблонов для создания БД

Собственные шаблоны БД удобно создавать на основе уже имеющейся заполненной БД для того, например, чтобы перенести в новую БД всю справочную информацию по определенной категории выпускников. ПО «Диплом» предоставляет возможность выбрать необходимые объекты БД и сохранить их в создаваемом шаблоне. Для этого необходимо выбрать команду  Файл -> Сохранить как шаблон... В появившемся одноименном окне  пометьте те объекты БД, содержимое которых необходимо внести в шаблон. Для этого щелкните левой кнопкой мыши на нужном объекте. Введите комментарий к создаваемому шаблону, например, о том, какая БД была взята за основу при создании шаблона. Хотя, впрочем, это и необязательно.

После нажатия на кнопку ОК введите в диалоге сохранения файла имя файла-шаблона.

Теперь при выборе пункта меню "Создать..." новый шаблон появится в списке.

Источником для создания шаблона может стать любая, созданная Вами БД.

Редактирование шаблона БД не предусматривается. На наш взгляд, удобнее отредактировать исходную БД, а затем на ее основе создать новый шаблон БД.